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This AI System Runs My Business (GoHighLevel + 10,000 Hrs Saved)

원본 영상: This AI System Runs My Business (GoHighLevel + 10,000 Hrs Saved)

한 줄 요약

섹션 제목: “한 줄 요약”

Wedding DJ 비즈니스(DJ Doca)의 리드 수집 → 영업 → 계약 → 온보딩 → 이행 → 사후 관리 전 단계를 GoHighLevel + Make.com + 다수 외부 도구로 자동화한 풀스택 운영 아키텍처.

핵심 내용

섹션 제목: “핵심 내용”

  1. 리드 수집 채널 통합 — Google Ads, SEO(AI 블로그), Bark.com, WeddingWire, IVR 전화 시스템 등 5개 소스에서 리드를 자동으로 GoHighLevel CRM에 취합. Zapier로 Bark 리드를 자동 수집, WeddingWire 이메일을 AI로 파싱해 CRM 프로필 자동 생성.

  2. 속도-투-리드(Speed to Lead) — 리드 유입 즉시 자동 전화 발신 시도. 미연결 시 문자 발송 → 예약 링크 전달. 라운드 로빈 대신 “선착순 클레임” 방식 사용(영업팀 전원에게 알림 → 가장 먼저 클레임한 담당자 배정).

  3. 영업 콜 지원 — 영업팀이 콜 중 가격표 시트에 항목(DJ 시간, 사진 시간 등)을 입력하면 합산 금액 자동 계산. 콜 종료 후 Submit 버튼 하나로 아래 모든 자동화 트리거.

  4. 계약 자동 생성 — Submit 즉시 PandaDoc으로 150개 이상 변수가 채워진 DJ/사진/영상 복합 계약서 자동 생성 및 발송.

  5. 결제·데이터 정합성 — 서명 후 결제 유도 자동 문자·이메일 발송. PandaDoc 데이터(날짜·시간·금액 등)를 GoHighLevel과 자동 동기화해 단일 정보 소스(Single Source of Truth) 유지.

  6. 온보딩 및 업셀 — 결제 완료 후 클라이언트 전용 대시보드 접근 부여. 플래닝 폼(웨딩 세부사항 + 추가 서비스 체크아웃)을 이메일로 발송, 폼 내에서 Stripe 결제로 연결되는 업셀 구조.

  7. 팀 배정 — 이벤트 확정 즉시 해당 도시 전체 팀원에게 문자 발송. Tier 1 → Tier 2 → Tier 3 순 6시간 우선 클레임 시스템. 배정 완료 시 클라이언트에게도 자동 안내.

  8. 프로젝트 관리 — GoHighLevel → Make.com → ClickUp으로 이벤트당 태스크(담당자·마감일·우선순위 포함) 자동 생성. 이벤트 1개월 전, 2주 전 등 단계별로 분산 생성(조기 취소 대비).

  9. 당일 체크인 — 오전 5시 자동 문자로 팀원 체크인 확인(출발 체크인, 도착 시 현장 사진 전송 포함).

  10. 편집·납품·리뷰 — 편집 완료 시 링크·비밀번호 입력 → 2차 검수 → 이벤트 코디네이터 승인 → 클라이언트 자동 이메일 발송. 수정 요청도 동일 시스템으로 관리. 이벤트 종료 즉시 5점 만점 피드백 폼 자동 발송 → 4~5점 시 Google 리뷰 요청 자동화.

  11. 재참여 캠페인 — 결혼 1주년·2주년·3주년마다 자동 이메일로 재연결 및 소개 유도.

  12. 채용 자동화 — Indeed 지원자 이메일 수신 → 추가 질문 폼 발송 → 테스트 과제 → 인터뷰 일정 → 계약 발송 전 과정 자동화.

전술·요소

섹션 제목: “전술·요소”
단계자동화 내용도구
리드 수집Bark/WeddingWire 이메일 파싱 → CRM 프로필 생성Zapier, Make.com, GoHighLevel
속도-투-리드유입 후 60초 내 자동 전화 + 문자GoHighLevel
영업팀 책임7회 전화 콜 자동 스케줄링 + Slack 실시간 통화 상태(빨강/초록)GoHighLevel, Slack
계약150+ 변수 계약서 자동 생성PandaDoc
데이터 동기화PandaDoc ↔ GoHighLevel 자동 정합Make.com
온보딩 업셀플래닝 폼 내 Stripe 체크아웃GoHighLevel, Stripe
프로젝트 관리이벤트당 태스크 자동 생성, 단계별 분산GoHighLevel → Make.com → ClickUp
RAG 챗봇야간/주말 문의 자동 응답Make.com + Pinecone
리뷰 요청이벤트 종료 즉시 피드백 폼 → 5성 시 Google 리뷰 유도GoHighLevel

수치·사례

섹션 제목: “수치·사례”
  • Google Ads 누적 지출 약 $96,000, 리드의 약 30% 기여 (본인 실측)
  • Bark.com 지출 $100,000 이상(3개 비즈니스 합산), 최대 월 1,500건 리드 (본인 실측)
  • SEO: 최근 16개월간 클릭 약 277,000회, 2023년 12월부터 본격 투자 (본인 실측)
  • 리드 유입 후 60초 내 전화 시 전환율 391% 향상, 2분 지연 시 160% 감소 (인터넷 인용, 본인 검증)
  • 연간 500~700개 이벤트 처리, 동일 날 최대 30~40건 동시 진행 (본인 실측)
  • 추가 스토어 판매로 매출 약 10% 추가 확보 (본인 실측)
  • 채용 자동화: ChatGPT 활용으로 30시간짜리 작업을 약 20분으로 단축 (본인 실측)
  • 시스템 구축에 약 8년, 2,000~3,000시간 투자 (본인 실측)

도구·워크플로

섹션 제목: “도구·워크플로”

핵심 스택

  • GoHighLevel — CRM, 파이프라인, 자동화 워크플로, 클라이언트 포털, 예약 캘린더, IVR
  • Make.com — GoHighLevel ↔ 외부 도구 연결 허브
  • PandaDoc — 계약서 생성·서명·결제
  • Pinecone — 벡터 DB(회사 전체 데이터 저장, RAG 기반)
  • ClickUp — 프로젝트·태스크 관리
  • Zapier — Bark.com 리드 자동 수집
  • Stripe — 업셀 결제
  • QuickBooks — 회계 자동 연동
  • Semrush — 키워드 리서치 후 AI 블로그 자동 생성
  • Slack — 팀 실시간 알림(통화 상태, 체크인 확인)

RAG 워크플로

고객 문의 메시지 → Make.com → Pinecone 벡터 검색(회사 SOP·이메일·문서 전체)
→ 관련 정보 추출 → AI 응답 생성 → 고객에게 자동 발송

계약 자동화 흐름

영업 콜 Submit → GoHighLevel 워크플로 트리거
→ 수집된 데이터로 PandaDoc 계약서 변수 채움(150+ 항목)
→ 클라이언트에 서명 요청 → 서명 완료 → 결제 페이지
→ 결제 완료 → GoHighLevel 데이터 동기화 → ClickUp 태스크 자동 생성