How I Automate Any PDF File By Extracting Text With AI

원본 영상: How I Automate Any PDF File By Extracting Text With AI

한 줄 요약

Make.com + Zerox Code Kit + ChatGPT를 조합해 Gmail PDF 첨부파일(영수증·인보이스·계약서 등)을 자동으로 파싱하여 Google Sheets에 행 단위로 저장하는 노코드 자동화 파이프라인.

핵심 내용

Gmail “Watch Emails” 트리거를 15분 간격으로 설정, Gmail 내장 필터 쿼리로 대상 이메일 범위를 좁힘
Array Aggregator로 동일 이메일의 복수 첨부파일을 하나의 실행으로 묶음
Google Drive “Upload a File”로 PDF를 Drive에 저장 후 “Share a File”로 공개 링크(Web Content Link) 생성
Zerox Code Kit의 “PDF OCR” 모듈에 Web Content Link를 전달해 PDF 전문 텍스트 추출
ChatGPT “Create Completion”으로 추출된 텍스트에서 원하는 필드만 JSON 배열 형태로 구조화
Make.com “JSON Parse” 모듈로 파싱 후 Google Sheets “Add a Row”에 필드별 매핑

전술·요소

단계	설정 포인트
Gmail 트리거	Gmail Filter 쿼리 사용 (Simple Filter 비권장), 최대 결과 수 = 처리 속도에 맞게 조정
Array Aggregator	Source Module = Gmail, Target Structure = Custom, 모든 필드 선택
Google Drive 업로드	파일명은 첨부파일 name 필드 매핑, 데이터는 attachments data 첫 번째 항목
공유 링크	Type = anyone, Role = reader → Web Content Link 사용 (Share Link 아님)
ChatGPT 프롬프트	user 메시지: 추출 필드 목록 + 텍스트 본문 / assistant 메시지: JSON 형식 강제 + 대괄호 외 텍스트 금지
JSON 형식	최상위를 `[...]` 배열로 감싸 복수 항목 지원
복수 항목	Google Sheets 매핑 시 items 배열 인덱스 1, 2, 3… 으로 각 행 분기 가능

수치·사례

ChatGPT 비용(본인 추정): 이 워크플로 1회 실행당 약 1~2센트
GPT-4 가격 기준 언급: 약 $0.03 / 1,000 tokens (영상 촬영 시점 기준, 현재와 다를 수 있음)
Make.com 운영 비용: 15분 간격 트리거는 월 수천 오퍼레이션 소모 → 인터벌을 1시간으로 늘리는 것 권장
Zerox Code Kit: 무료 시작 가능, 사용량 초과 시 약 $10/월 플랜 필요 (본인 언급)

도구·워크플로

사용 도구

Make.com (워크플로 오케스트레이션)
Gmail (트리거 소스)
Google Drive (PDF 임시 저장 및 공개 링크)
Zerox Code Kit — PDF OCR 모듈 (API 키 연동)
OpenAI ChatGPT — Create Completion (JSON 구조화)
Google Sheets (최종 출력)

ChatGPT 프롬프트 패턴

[user] Please analyze the text below and extract the following items:
invoice number, quantity, price, tax, subtotal, total, date, description
Here's the text: {recognized_text}

[user] Please make sure the output is JSON data.
       Example structure: [{"invoice_number": "PLACEHOLDER", ...}]

[assistant] Please structure the data in JSON format.

[assistant] Please do not add any additional text to the output.
            No HTML, no markdown. Only provide the JSON data.
            Do not include anything before or after the square brackets.

확장 적용 사례 (영상 내 언급)

계약서(Contract): 이벤트 유형·날짜·금액·할인 등 필드 추출
GoHighLevel CRM 연동: 파싱된 데이터로 연락처 업데이트 또는 캠페인 자동 등록