Automate 100% Of Your Recruitment Using Zapier

원본 영상: Automate 100% Of Your Recruitment Using Zapier

한 줄 요약

Indeed·웹사이트 두 채널에서 지원자를 자동 수집하고, 스크리닝 폼 발송·거절 메일·인터뷰 예약·계약서 전송까지 Google Sheets 체크박스 하나로 트리거되는 완전 자동화 채용 시스템.

핵심 내용

Google Sheets 대시보드 구성 — 이름·직무·거절·질문·스크리닝·인터뷰·채용·계약 서명 컬럼을 가진 스프레드시트를 중앙 허브로 사용. 체크박스 값(true/false)이 각 워크플로의 트리거 조건이 됨.
웹사이트 지원 수집 — Zapier Interfaces에서 폼 빌드(이름·성·이메일·전화번호·지원 포지션 드롭다운). 폼 제출 시 Zap이 Google Sheets에 새 행 추가.
Indeed 지원 수집 — Indeed 설정에서 “개별 이메일 알림” 체크 필수. Gmail “New email matching search”로 new applicant alert 키워드 트리거 → Formatter의 Split 함수로 제목에서 이름(4번째·5번째 단어)과 포지션(applied for 이후 텍스트) 파싱 → Sheets에 Indeed 이메일 주소로 행 추가.
스크리닝 폼 발송 — 지원자에게 즉시 이메일 발송. 링크에 ?email= URL 파라미터를 포함시켜 스크리닝 폼에 이메일 자동 입력(숨김 필드). 이 이메일로 Sheets 행을 참조(lookup)해 Indeed 이메일을 실제 이메일로 교체.
스크리닝 폼 제출 처리 — 제출 시 Zap이 이메일로 Sheets 행 조회(lookup row) → 전화번호·이메일·이력서 링크 업데이트 → questions 컬럼을 true로 마킹.
거절/승인 분기 — Sheets rejected 컬럼이 true로 업데이트되면 거절 메일 발송. screening 컬럼이 true면 Calendly 예약 링크 포함 인터뷰 초대 메일 발송(링크에 ?email= 파라미터 포함).
인터뷰 예약 추적 — Calendly “Invitee Created” 트리거 → 예약자 이메일로 Sheets 행 조회 → interview scheduled 컬럼 true 업데이트.
계약서 자동 발송 — hired 컬럼 true 시 PandaDoc에서 채용 계약 템플릿으로 문서 생성 및 발송. 지원자가 서명 후 자동으로 다음 서명자에게 전달.

전술·요소

단계	트리거	액션
웹 지원	Zapier Form 제출	Sheets 새 행 추가
Indeed 지원	Gmail `new applicant alert`	Formatter Split → Sheets 새 행 추가
스크리닝 폼 제출	Zapier Form 제출	Sheets lookup → 행 업데이트
거절	Sheets `rejected` 컬럼 = true	거절 이메일 발송
스크리닝 승인	Sheets `screening` 컬럼 = true	Calendly 링크 포함 이메일 발송
인터뷰 예약	Calendly Invitee Created	Sheets 행 업데이트
채용	Sheets `hired` 컬럼 = true	PandaDoc 계약서 생성·발송

Indeed 설정: “Send individual email updates” 반드시 체크
포지션 드롭다운: multi-select 비활성화(한 포지션만 선택)
이메일 고유성: 모든 단계에서 동일 이메일 유지가 row lookup의 핵심

수치·사례

본인 실측: 약 1개월간 3,433명 지원자 처리, 수동 처리 시 풀타임 2명 분량 업무량 추산

도구·워크플로

사용 도구

Zapier (폼 빌더·Zap 워크플로·Formatter)
Google Sheets (중앙 대시보드)
Indeed (채용 공고 플랫폼)
Gmail (이메일 트리거 및 발송)
Calendly (인터뷰 예약, 무료 플랜)
PandaDoc (계약서 생성·전자서명)

핵심 Zapier 패턴

Formatter → Text → Split: 이메일 제목에서 이름/포지션 추출
Lookup Spreadsheet Row: 이메일로 행 번호 조회 후 Update Spreadsheet Row로 업데이트
URL 파라미터(?email=값): 폼 숨김 필드 자동 입력으로 지원자 동일성 유지
Filter by Zapier: 체크박스 값이 true일 때만 다음 단계 실행