Automate Project Management (Using Zapier & ClickUp)

원본 영상: Automate Project Management (Using Zapier & ClickUp)

한 줄 요약

Google Sheets(CRM) → Zapier → ClickUp을 연결해, 리드가 고객으로 전환되는 순간 프로젝트 파일을 자동 생성하고 이후 업셀 추가·마감일 기반 지연 태스크까지 자동화하는 워크플로.

핵심 내용

1. 구조 설계: Google Sheets를 간이 CRM으로 사용. 클라이언트명·이메일·프로젝트 유형·마감일·단계(Stage)·ClickUp ID·업셀 항목(체크박스) 컬럼으로 구성.
2. Zap 1 — 프로젝트 파일 생성: Google Sheets의 client stage 컬럼이 “client”로 변경되면 트리거. 필터로 “lead”는 통과 차단. ClickUp에 사전 제작한 템플릿 기반 리스트를 자동 생성. 생성된 List ID를 Sheets의 ClickUp ID 컬럼에 역저장.
3. 태스크 개별 추가: 템플릿 외 추가 태스크(예: conversion tracking 설치)를 create task 액션으로 추가. List ID는 하드코딩 대신 Zap 내 이전 스텝의 List ID를 동적 참조. 프로젝트 유형 필터(tier 2, tier 3)로 조건부 태스크 생성 가능.
4. Zap 2 — 업셀 태스크 추가: Sheets의 SEO 패키지 체크박스(컬럼 G)가 true로 변경되면 트리거. Sheets에 저장된 ClickUp List ID를 참조해 해당 클라이언트 리스트에 SEO 태스크 추가.
5. Task ID 저장 → 태스크 수정: 생성된 태스크의 ID도 Sheets에 저장해 두면, 이후 서브태스크 추가·코멘트 게시·태스크 업데이트 등 지속적 수정 가능.
6. 지연 태스크 패턴: Formatter by Zapier로 마감일에서 1개월을 뺀 날짜를 계산 → Delay Until 스텝으로 해당 시점까지 대기 → 태스크 생성. 팀이 수개월 뒤 태스크까지 한꺼번에 보는 과부하를 방지.

전술·요소

항목	세부 내용
CRM 대안	Google Sheets(무료), GoHighLevel, HubSpot, Salesforce 모두 동일 패턴 적용 가능
PM 툴 대안	Monday.com, Asana 등도 Zapier 연동 지원으로 동일 구조 사용 가능
트리거 컬럼	단계 변경(텍스트), 체크박스(true/false) 모두 트리거로 사용
날짜 포맷	Zapier Formatter Date/Time 입력·출력 형식: MM/DD/YYYY
지연 처리	기준 날짜가 이미 지난 경우 — 하루 이내는 계속 진행, 큰 차이는 skip 권장
List ID 저장	update spreadsheet row 액션으로 생성 직후 Sheets에 역기록
조건부 태스크	Filter by Zapier로 프로젝트 유형(tier 2, tier 3 등) 분기 처리

수치·사례

• (본인 실측) 동시 진행 프로젝트 약 400개 운영. 시스템 도입 전에는 마감 누락·막판 패닉이 반복됐다고 언급.

도구·워크플로

사용 도구: Google Sheets, Zapier, ClickUp

Zap 1 흐름

Google Sheets: Updated Sheet Row (trigger column = client stage)
→ Filter: client stage contains "client"
→ ClickUp: Create List (템플릿 적용, 이름에 클라이언트명 동적 삽입)
→ ClickUp: Create Task (List ID = 위 스텝 List ID 동적 참조)
→ Google Sheets: Update Row (ClickUp List ID 역저장)

Zap 2 흐름

Google Sheets: Updated Sheet Row (trigger column = SEO 패키지 체크박스)
→ Filter: SEO package = true
→ ClickUp: Create Task (List ID = Sheets의 ClickUp ID 컬럼 참조)
→ Google Sheets: Update Row (Task ID 역저장, 선택)

지연 태스크 패턴

Formatter by Zapier: Add/Subtract Time (due date − 1 month)
→ Delay Until: 계산된 날짜
→ ClickUp: Create Task