This n8n AI Agent Will Manage Your Outlook Email Inbox (100% Automatic)

원본 영상: This n8n AI Agent Will Manage Your Outlook Email Inbox (100% Automatic)

한 줄 요약

n8n + OpenAI로 Outlook 이메일을 자동 분류하고, AI 답장 초안 생성, 첨부파일 One Drive 업로드, 거래처 연락처 자동 추가까지 처리하는 완전 자동 인박스 관리 시스템.

핵심 내용

트리거 설정 — Outlook “On Message Received” 트리거를 폴링 간격(분/시/일 선택)으로 설정. 출력 포맷을 Raw로 변경해 최대 데이터 수집, 첨부파일 자동 다운로드 활성화.
HTML 정제 — 이메일 본문에 포함된 HTML·CSS 제거. n8n 내장 “Extract HTML Content” 노드에 CSS 셀렉터 * 적용 → 순수 텍스트만 추출. AI 토큰 비용 절감 효과도 있음.
텍스트 분류 — “Text Classifier” 노드에 발신자·제목·본문 세 필드를 매핑. OpenAI Chat Model(GPT-4o Mini 등)을 LLM으로 연결. 카테고리: personal / work / social / promotional / receipts / miscellaneous.
폴더 이동 + 우선순위 태깅 — 분류 결과에 따라 Outlook “Update Message” 노드로 해당 폴더로 이동. personal → 중요도 High, social·promotional → 중요도 Low + 읽음 표시(빨간색).
AI 답장 초안 생성 — personal 경로에 OpenAI “Message a Model” 노드 추가. system 메시지에 응답 지침, user 메시지에 발신자·제목·본문 전달 → Outlook “Reply to Message”(draft 저장)로 초안 자동 생성.
연락처 자동 추가 — work 경로에 Outlook “Create Contact” 노드. 전체 이름 필드를 ChatGPT가 생성한 JavaScript(split + index)로 first name / last name 분리 후 매핑.
첨부파일 처리 — receipts 경로에서 “Get Many Attachments” → 이름 존재 여부 Filter → “Download Attachment” → Outlook으로 회계팀 전달 또는 One Drive “Upload File”로 저장.

전술·요소

항목	설정값 / 기법
트리거 출력 포맷	Raw (기본값 변경 필수)
HTML 제거 CSS 셀렉터	`*`
분류 카테고리 수	6개 (확장 가능)
Allow Multiple Classes	Off (단일 경로 강제)
답장 저장 방식	Draft (자동 발송 전 검토 권장)
이름 분리 방법	ChatGPT에 n8n 필드 붙여넣기 → JS 코드 생성 → n8n에 복붙
첨부파일 필터	파일명 필드 존재 여부로 빈 이메일 걸러냄
One Drive 폴더 지정	폴더명으로 ID 조회 후 parent ID에 하드코딩

카테고리 설명 작성 팁: 설명이 너무 길거나 중복되면 여러 카테고리에 걸쳐 분류 오류 발생 → 짧고 명확하게 유지.

수치·사례

예상 절감 시간: 하루 15~30분 (본인 추정치)
OpenAI API 최소 충전액: $5 (n8n 가입 시 100 크레딧 기본 제공)

도구·워크플로

사용 도구

n8n (워크플로 엔진)
Microsoft Outlook (트리거 + 이메일 조작)
OpenAI API — GPT-4o Mini (분류 LLM + 답장 생성)
Microsoft One Drive (첨부파일 저장)
ChatGPT (n8n 내 JavaScript 코드 생성 보조)

워크플로 흐름

Outlook 트리거 (On Message Received)
→ Extract HTML Content (본문 정제)
→ Text Classifier (personal / work / social / promotional / receipts / misc)
  ├─ personal → Update Message (폴더 이동, High 중요도) → OpenAI 답장 초안 → Outlook Draft 저장
  ├─ work     → Update Message → Outlook Create Contact (이름 JS 분리)
  ├─ social   → Update Message (폴더 이동, Low 중요도, 읽음 표시)
  ├─ promotional → Update Message (Low 중요도, 읽음 표시)
  ├─ receipts → Get Many Attachments → Filter (첨부 존재 확인) → Download Attachment
  │              → [선택] Outlook 전달(회계팀) 또는 One Drive Upload
  └─ misc     → Update Message (misc 폴더 이동)

프롬프트 패턴 (Text Classifier 설명 예시)

personal: 개인적이거나 시간 민감, 응답이 필요한 이메일
work: 클라이언트 관련 영업·계약·팔로업
social: SNS 알림, 언급, 팔로우 등
promotional: 상품/서비스 홍보, 할인, 마케팅 블라스트
receipts: 인보이스, 영수증, 결제 확인, Stripe/Dex 등 금융 도구
miscellaneous: 위 카테고리에 명확히 해당하지 않는 모든 이메일