Watch How I Automate Project Management Systems With Make.com

원본 영상: Watch How I Automate Project Management Systems With Make.com

한 줄 요약

Google Sheets의 상태 변경(lead → client)을 트리거로 Make.com이 ClickUp 폴더·리스트·태스크를 자동 생성하고, 업셀 체크박스 변경 시 추가 태스크도 동적으로 붙이는 자동화 시스템.

핵심 내용

1. 트리거 설정 — Google Sheets에 Make.com add-on 설치 후 “Watch Changes” 트리거 연결. 새 행 추가가 아닌 기존 행의 셀 값 변경(E열: lead → client)을 감지.
2. ClickUp 계층 구조 선택 — Space → Folder → List → Task 4단계 중, 클라이언트 수가 많을 때(연 500~600건)는 폴더 없이 단일 리스트에 전체 태스크를 날짜순으로 관리하는 flat 구조 권장.
3. 폴더·리스트 생성 — Make.com에서 ClickUp “Create Folder” 모듈 실행 → 반환된 Folder ID를 참조해 “Create List” 모듈 실행. 폴더명은 클라이언트명 또는 고유 ID를 사용해 중복 오류 방지.
4. 태스크 생성(Advanced Task) — 직전 모듈의 List ID를 동적 참조해 태스크를 해당 리스트에 귀속. 태스크명·설명·담당자·태그·우선순위·기한 모두 Google Sheets 데이터로 동적 매핑.
5. 담당자 조건 분기 — Make.com의 if/else 라우터로 Google Sheets G열(assigned user) 값이 “Paula”이면 Paula의 ClickUp member ID, 아니면 본인 ID로 분기 할당.
6. 기한 동적 계산 — Make.com 내장 addDays() 함수로 이벤트 날짜(D열) 기준 -14일, -21일 등으로 태스크별 기한 자동 산출.
7. List ID 저장 및 재사용 — 생성된 List ID를 Google Sheets H열에 역기록(Update Row). 이후 업셀 트리거 등에서 해당 ID를 조회해 기존 리스트에 태스크를 추가.
8. 행 번호 조회(2-step lookup) — 수백 개 행 중 정확한 행을 찾기 위해 “Search Rows” 모듈로 이메일(고유값) 기준 검색 후 해당 행 번호를 Update Row에 전달.
9. 업셀 분기 트리거 — 같은 시나리오 내 두 번째 라우터 경로에 필터 추가: I열(upsell services) 값이 true(대소문자 무관)로 변경되면 저장된 List ID로 추가 태스크 생성.

전술·요소

항목	설정값 / 방법
트리거 모듈	Google Sheets — Watch Changes (add-on 필요)
중복 폴더 오류 방지	폴더명 = 클라이언트명 or 고유 ID
담당자 ID 확인	ClickUp Settings → People → hover → Copy Member ID
기한 계산 함수	addDays(date, -14)
고유 행 식별자	이메일 또는 CRM 클라이언트 ID
업셀 트리거 조건	필터: 열 값 = “true”, case insensitive
태스크 상태	”to do” (ClickUp 리스트 내 실제 존재하는 상태값 확인 필요)

수치·사례

• 본인 실측: 연간 약 500~600건 클라이언트 처리 (웨딩 업종). 폴더별 분류 시 스크롤 탐색이 비효율적이어서 단일 리스트 + 날짜순 정렬 방식 채택.
• 시연 결과: 워크플로 1회 실행으로 폴더·리스트·태스크 2개 자동 생성 확인, 업셀 트리거 후 3번째 태스크 추가 확인.

도구·워크플로

사용 도구

• Make.com (시나리오 빌더)
• ClickUp (프로젝트 관리, 무료 플랜 사용 가능)
• Google Sheets + Make.com add-on (트리거 소스 / CRM 대용)

워크플로 흐름

[Google Sheets: Watch Changes]
  → 필터: E열 = "client"
  → [ClickUp: Create Folder] (이름 = 클라이언트명)
  → [ClickUp: Create List] (Folder ID 참조)
  → [ClickUp: Create Advanced Task × N] (List ID 참조, 담당자 if/else 분기, 기한 addDays 계산)
  → [Google Sheets: Search Rows] (이메일로 행 번호 조회)
  → [Google Sheets: Update Row] (List ID를 H열에 저장)

[별도 경로: 업셀 분기]
  → 필터: I열 = "true"
  → [Google Sheets: Search Rows] (List ID 조회)
  → [ClickUp: Create Task] (기존 리스트에 추가 태스크)